BSC Young Boys

Der Serienmeister Young Boys Bern spielt nicht nur auf dem Rasen gross auf. Rund 400 Aushilfen sorgen an Matchtagen in Kiosken, VIP-Logen und dem A-la-carte-Restaurant für das leibliche Wohl der Fussball-Fans. Für einen reibungslosen Ablauf ist eine meisterliche Einsatzplanung und Zeiterfassung zentral.
 

Das Ende einer Partnerschaft war der Anfang von was Neuem
 

Bis Ende 2022 wurde die Gastronomie bei den BSC Young Boys im Rahmen eines Joint Venture zwischen YB Gastro und der SV Group betrieben. Nach Ende des Joint-Venture-Vertrags war für die YB Gastro jedoch klar, dass es sich lohnen würde, die Einsatzplanung ihrer Aushilfen im Alleingang weiterzuführen. Da das vorher genutzte Tool von der SV Group stammte und viele Prozesse darüber hinaus noch manuell durchgeführt wurden, musste eine neue Lösung her.

Martin Geiger und sein Team überlegten dabei, welche Bedürfnisse die neue Lösung erfüllen sollte und welche Herausforderungen es geben würde. “Anhand dieser Kriterien haben wir verschiedene Systeme geprüft und sind zum Schluss gekommen, dass Staffcloud eigentlich genau das bietet, was wir brauchen”, so Martin Geiger. 

Die Herausforderung: 1200 Aushilfen für ein neues System begeistern

 
Rund 1200 Aushilfen hatte YB beim Projektstart in der Datenbank. Mitarbeiter aus den Bereichen Catering, Fanshop und Sicherheit mussten auf ein neues System umgeschult werden. Dass eine solche Veränderung bei dieser Anzahl an Mitarbeitern nicht ohne Nebengeräusche verläuft, ist wenig überraschend.

Viele sahen den Zusatznutzen laut Martin Geiger relativ schnell, doch einige hatten Schwierigkeiten, sich mit dem neuen System anzufreunden. Bei YB Gastro wurde dies mit vielen Gesprächen gelöst, in denen diesen Teammitgliedern gezeigt wurde, welche Vorteile ihnen die neue Softwarelösung konkret bietet.

Dabei war ein grundlegendes Problem, dass einige Mitarbeitende die gewohnten Prozesse nicht aufgeben wollten. Sie mussten also lernen, “in einem neuen System zu denken”, wie Martin Geiger sagt. Auch diese Herausforderung ist inzwischen längst gemeistert.

Aus vielen Kommunikationskanälen wurde einer
 

Durch Staffcloud konnten bei YB Gastro letzte manuelle Prozesse durch digitale, und damit effizientere Lösungen ersetzt werden. Die Kommunikation, die zuvor über verschiedenste Kanäle stattfand, geschieht nun über eine einzige Plattform, was zu einer sehr übersichtlichen Planung führt."

Auch der Export der Lohndaten vereinfacht die Arbeit: Vor der Einführung von Staffcloud wurden diese von den Mitarbeitenden manuell eingegeben, in Excel-Listen übertragen und dann von der Personalabteilung in die Lohnbuchhaltung abgetippt. Nun werden die Arbeitszeiten digital erfasst und exportiert.

Dieser Datenexport kann dann direkt in die Lohnverarbeitung importiert werden. Daneben sorgt die Software für mehr Planungssicherheit, denn Mitarbeitende können sich nicht mehr selbst kurzfristig von einem Einsatz abmelden. 

Lehre aus dem Change-Prozess: Alte Zöpfe nicht in neue Systeme übernehmen 

 
Die Softwareumstellung hat YB viele Vorteile gebracht und Martin Geiger hat auch einige Lehren aus diesem Wechsel mitgenommen. "Bei einer derartig grossen Veränderung empfehle ich auf der grünen Wiese anzufangen." Statt zu versuchen, die alten Arbeitsweisen in ein neues System zu übernehmen, sollte man lieber neue Prozesse erarbeiten. Ansonsten werden sich weder der gewünschte Effizienzgewinn noch die erwarteten Kostenersparnisse sichtbar machen.

Für die YB Gastro war die Umstellung so lohnenswert, dass man bereits neue Pläne schmiedet. Für die Zukunft ist nun geplant, die Aushilfsmitarbeitenden auch an andere Unternehmen zu vermitteln und ihnen, wenn sie es wünschen, so zu mehr Arbeitseinsätzen zu verhelfen. Das wird die Attraktivität der BSC Young Boys als Arbeitgeber für Flex-Mitarbeitende noch einmal steigern. 

Interview mit Martin Geiger zum Wechsel zu Staffcloud