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Il est prévu qu’un collaborateur travaille sur un projet mercredi prochain. Or, il s’est inscrit à un autre projet qui aura lieu au même moment, auquel il souhaite également être affecté. Que dois-je faire maintenant ?
Staffcloud vous avertit que le collaborateur est déjà programmé ailleurs. Vous pouvez alors décider à quel projet vous souhaitez l’affecter. Le système autorise aussi les affectations multiples mais, dans ce cas, il vous avertit par un message.
Un collaborateur part en vacances pendant trois semaines et a toujours cours le mercredi. Comment le système m’aide-t-il à faire en sorte qu’il ne soit pas inutilement sollicité pour des missions à ces moments ?
Staffcloud dispose par défaut d’un calendrier de disponibilité. Si un collaborateur ne peut pas travailler pour vous pendant une période donnée, il inscrit cette absence dans le calendrier et ne sera pas sollicité durant cette période. En cas de besoin, vous pouvez également inscrire vous-même cette absence pour votre collaborateur.
Pouvons-nous adapter Staffcloud à nos besoins ?
Bien sûr ! Vous déterminez, entre autres, les champs de données dont vous avez besoin de la part de vos collaborateurs, et nous vous aidons à les configurer correctement.
Nous vous aidons également à reproduire au mieux vos processus existants au sein de Staffcloud et à les relier à d’éventuelles interfaces.
Les horaires d’une mission ont subitement changé. Comment nos collaborateurs en sont-ils informés ?
Dès que vous modifiez les horaires dans le planning d’affectation, les collaborateurs concernés sont automatiquement informés des changements par e-mail et par notification.
Faut-il recourir à des services payants de mise en route (installation et formation) ?
Pas nécessairement. Vous pouvez commencer immédiatement avec notre version gratuite. Nous recommandons toutefois à la plupart des nouveaux clients notre mise en route structurée, afin que le passage à la planification des affectations soit une réussite dès le début.
Nous savons par expérience que les premières semaines sont essentielles pour une introduction efficace de Staffcloud. Nous vous assistons personnellement tout au long de cette mise en place et vous bénéficiez d’un soutien professionnel pour l’implémentation de vos processus.
L’objectif est d’optimiser et d’automatiser au maximum les processus de planification dans votre entreprise. Les programmes de formation de Staffcloud et nos conseillers, qui vous apporteront un soutien personnalisé, vous aideront à y parvenir le plus rapidement possible.
Staffcloud nous aide-t-il à nous conformer à la législation du travail ?
Oui. Les exigences légales en matière d’horaires et de formes de travail posent toujours de grands défis aux entreprises.
Des alertes automatiques vous garantissent d’être conformité avec la loi. Ainsi, les travailleurs temporaires (p. ex. 70 jours par an) ou les travailleurs à temps de travail restreint (538 euros par mois), entre autres, ne peuvent être engagés qu’aussi longtemps que cela est autorisé, et ce, en toute simplicité.
Est-il possible d’accéder à Staffcloud de n’importe quel endroit ?
Tout à fait, du moment que vous disposez d’une connexion Internet. Grâce à l’application gratuite (iOS et Android), vos collaborateurs peuvent à tout moment obtenir un aperçu mobile des missions proposées et postuler.
Comment les salaires sont-ils soumis ?
Staffcloud rassemble toutes les données nécessaires pour établir un décompte de salaire conforme à la loi. En font partie les heures de travail, la rémunération horaire et tous les éléments qui s’y rapportent, comme les suppléments nocturnes, les indemnités kilométriques, les frais, les paiements spéciaux et les suppléments de jours fériés.
Les données collectées peuvent ensuite être transmises à un logiciel de traitement des salaires par le biais d’une interface ou d’une exportation (fichier XLS, CSV, JSON). Une opération qui ne prend que quelques minutes.
Est-il possible d’adapter les salaires aux missions ?
Oui : chaque collaborateur est doté d’un profil salarial. Vous pouvez à tout moment l’échanger avec un autre profil pour une mission spécifique.
Comment Staffcloud nous aide-t-il à recruter de nouveaux collaborateurs ?
Un processus de candidature en deux étapes vous aide à maitriser le flux de données. C’est vous qui concevez le formulaire de candidature en ligne selon vos besoins et vous pouvez l’intégrer à votre site web. De plus, le système de gestion des candidats pour les entretiens d’embauche ou les castings accélère le processus de recrutement.
Faut-il payer un an à l’avance pour les formules Pro ou Enterprise ?
Non, vous pouvez payer sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Les contrats pour Staffcloud Pro et Enterprise sont toutefois établis par défaut pour une durée d’un an.
D’après notre expérience, les clients qui s’engagent à utiliser Staffcloud pendant une année entière ont, à long terme, les meilleures chances d’automatiser la planification de leur personnel. Et comme votre succès à long terme est notre objectif premier, nous nous efforçons de promouvoir une approche qui réponde à cet objectif.
Dois-je payer des frais de pénalités en cas de dépassement de nos quotas pour le pool de collaborateurs ou le nombre d’heures de mission ?
Non. En revanche, le prix de Staffcloud est basé sur votre utilisation du logiciel et sur la croissance de votre entreprise.
Staffcloud vous tient toujours informé de votre usage. Si vous avez épuisé votre quota, vous avez la possibilité de souscrire à des volumes supplémentaires.
Quel type de support est fourni pour Staffcloud ?
Pour les clients de Staffcloud Professional et Enterprise, le support par e-mail et par téléphone est inclus dans les frais d’abonnement.
Les collaborateurs du service clientèle de Staffcloud s’efforcent de répondre à toutes les demandes d’assistance dans un délai d’un jour ouvrable. Staffcloud propose également une assistance personnalisée plus approfondie. N’hésitez pas à nous contacter à ce sujet.
Quelle est la durée du contrat et quels sont les délais de résiliation ?
La durée minimale du contrat est de un an. Le contrat prend fin à l’issue de la période contractuelle et ne nécessite pas de résiliation. Vous désirez conclure un contrat pluriannuel ? N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous aider.
Quels types de saisie des temps sont mis à disposition par Staffcloud ?
Staffcloud vous propose plusieurs options pour enregistrer les heures de travail de vos collaborateurs :
- Pointage : vos collaborateurs scannent un code QR avec leur smartphone en commençant à travailler, à leur pause et à la fin de leur service.
- Horodatage : vos collaborateurs transmettent ce que l’on appelle des horodatages à partir de leur application (p. ex. début, pause, fin). Des données géographiques et temporelles sont communiquées.
- Propositions de données de travail : les collaborateurs peuvent transmettre leurs données de travail à partir de l’application ou du bureau.
- Application Team Leader : votre responsable ou vos chefs d’équipe sur le terrain effectuent la saisie des temps depuis leur téléphone portable.
- Saisie manuelle : transférez des temps de travail saisis manuellement dans Staffcloud.
Quel type de saisie des temps est le plus adapté à notre secteur ?
- Propositions de données de travail : activités promotionnelles, ONG, santé, commerce de détail, prestataires de gestion des infrastructures, entreprises de sécurité
- Horodatage : activités promotionnelles, commerce de détail
- Pointage avec code QR :stades, événementiel, foires, hôtels, catering, santé, commerce de détail
Comment les collaborateurs sont-ils informés des nouvelles missions ?
Dès que vous mettez en ligne un nouveau poste ou une nouvelle mission, les collaborateurs en sont informés via l’application (notification) et des e-mails automatisés. Ils peuvent alors s’inscrire à ces missions ou postuler.
L’administrateur peut-il modifier ultérieurement les heures de travail transmises par un collaborateur ?
Oui. Quel que soit le type de saisie des temps que vous choisissez, c’est toujours vous, en tant qu’administrateur, qui décidez en dernier ressort et qui pouvez soit adapter, soit approuver les heures de travail transmises. Une fois que vous les avez validées, elles ne peuvent plus être modifiées. Ces données sont ensuite intégrées dans votre calcul des salaires.
Les heures de travail transmises peuvent-elles être modifiées ultérieurement par le collaborateur ?
Non. Une fois que le collaborateur a fini de saisir les données, il peut les confirmer et les transmettre à l’administrateur. Ensuite, il ne peut plus effectuer de modification.
En fonction de la commande du client et de la nature de l’événement, un module de saisie des données de travail peut s’avérer plus adapté qu’un autre. Pouvons-nous choisir plus d’un module ?
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Oui, vous pouvez choisir les modules adaptés à votre secteur d’activité pour votre solution Staffcloud. |
Est-il possible de rappeler à un collaborateur de saisir ses heures de travail ?
Oui, cela se fait par le biais de messages automatiques que vous pouvez configurer vous-même.
Le système de saisie des temps permet-il une certaine tolérance si quelqu’un pointe en avance ou en retard ?
C’est vous qui configurez le moment à partir duquel un collaborateur peut pointer. Si vous décidez de ne pas utiliser ce paramètre, vous avez toujours la possibilité d’adapter les heures de travail transmises a posteriori.
Nous avons déjà un système électronique de saisie des temps. Est-il possible de le connecter à Staffcloud ?
Oui, Staffcloud dispose d’une interface générique qui permet d’importer des données de travail. Notre service de développement se fera un plaisir de vous fournir des informations plus détaillées.
Qu’est-ce qui différencie un planificateur d’équipes classique de Staffcloud ?
En règle générale, les planificateurs d’équipes sont utilisés pour les employés fixes. Le chef de service (planificateur) affecte les collaborateurs aux différentes équipes, puis communique cette information aux collaborateurs. Lors de ce processus, le planificateur connaît les disponibilités de ses collaborateurs.
La situation de départ est tout autre chez les clients qui utilisent Staffcloud : chez eux, les planificateurs ne savent généralement pas si les collaborateurs sont disponibles, ni même s’ils sont qualifiés.
Cette situation de départ totalement différente implique une autre forme de planification. Chez Staffcloud, des personnes sélectionnées dans un pool de collaborateurs sont sollicitées pour des missions. Les personnes qui sont disponibles s’inscrivent ensuite pour le poste en question et peuvent être réparties par le planificateur.
Qui a intérêt à utiliser Staffcloud ?
Toutes les entreprises qui emploient des collaborateurs à l’heure et qui ont recours à leur propre pool de prestataires (également nommé « pool d’intérimaires » ou « collaborateurs à la demande »).
Il peut s’agir d’entreprises des secteurs du recrutement, de la restauration, de l’hôtellerie, des activités promotionnelles, de la santé, du nettoyage et de l’entretien, de la construction, de la sécurité et des aéroports, ainsi que de ferries, de stades ou de centres d’appel.
Les collaborateurs souhaitent indiquer leurs disponibilités. Comment faire ?
Staffcloud adopte une approche différente : le système part du principe que le collaborateur est disponible. Si vous le sollicitez pour un poste et qu’il est disponible et désireux de travailler sur cette mission, il postule le poste en question. Vous pouvez alors l’affecter. Cette méthode permet d’éviter les listes Excel fastidieuses dans lesquelles il faut inscrire des disponibilités qui changent constamment. Staffcloud fonctionne comme une place de marché interne pour les emplois. Cette méthode accélère votre planification d’affectation, car si le poste est pourvu de suffisamment de personnel, vous pouvez le clôturer pour d’autres candidatures.
Les personnes qui arrivent une ou deux fois trop tard pour un emploi seront à l’avenir plus réactives.
Qu’est-ce qui rend le logiciel de planification des affectations Staffcloud si particulier ?
Le logiciel Staffcloud se distingue par une très grande flexibilité, en particulier pour la planification des affectations de collaborateurs flexibles. Il offre des fonctions de planification et de gestion du personnel très performantes. Staffcloud permet également une intégration facile dans les systèmes existants et dispose de fonctions de rapports complètes pour optimiser les processus de gestion du personnel.
Staffcloud est-il gratuit ?
Il existe une version gratuite qui permet de planifier jusqu’à 300 affectations.
Qu’entend-on par « planification des affectations du personnel » ?
La planification des affectations du personnel est un processus par lequel une entreprise planifie les horaires de travail et la répartition de ses employés afin de s’assurer que les bons collaborateurs se trouvent au bon endroit au bon moment. Ce processus comprend l’établissement des horaires de travail, des équipes, des jours de congé et des autres aspects liés à l’affectation du personnel. L’objectif principal est d’améliorer l’efficacité, d’optimiser les coûts de main-d’œuvre et de s’assurer que le personnel répond aux besoins de l’entreprise. Une solution logicielle moderne telle que Staffcloud aide les entreprises à organiser ce processus de manière plus efficace et plus précise.
Quelles informations doivent figurer dans la planification des affectations du personnel ?
La planification des affectations du personnel comprend l’attribution des horaires de travail, des équipes et des tâches, ainsi que la prise en compte des congés et des absences des collaborateurs. Elle doit tenir compte des exigences légales, des contraintes budgétaires et des besoins en ressources. Les logiciels modernes de planification des affectations du personnel tels que Staffcloud aident les entreprises à gérer efficacement ces informations et à optimiser le processus de travail.
Comment fonctionne une planification optimale des affectations du personnel ?
Une planification optimale des affectations du personnel commence par une identification précise des exigences et du volume de travail requis. Ensuite, les qualifications et les disponibilités des collaborateurs sont examinées afin d’affecter ces derniers efficacement aux différentes tâches et aux projets. Ce faisant, il faut respecter les prescriptions légales et les limites budgétaires. Un logiciel de planification des affectations du personnel peut aider à automatiser et à optimiser ce processus tout en réduisant les coûts.
Comment fonctionne un logiciel de placement ?
Un logiciel de placement sert à optimiser les processus de travail dans les agences de recrutement. Il se charge de la gestion des données des candidats et facilite l’affectation des candidats qualifiés aux postes vacants. Il simplifie en outre les relations avec les clients et permet de planifier efficacement les affectations de personnel. Un tel logiciel garantit le respect des exigences légales et offre des possibilités d’analyse et d’optimisation des processus commerciaux.
Quelle est la particularité de la planification flexible des affectations ?
Une planification flexible des affectations permet d’adapter rapidement les équipes et les tâches afin de réagir au plus vite à de nouvelles exigences. Dans ce contexte, il est utile de disposer de plans de repli et de collaborateurs de réserve pour compenser les absences. Il est possible d’améliorer la gestion à long terme des imprévus en documentant bien les incidents et en les analysant.
Comment optimiser le plan d’affectation pour que la charge de travail soit régulière ?
Pour assurer une charge de travail optimale, analysez les besoins opérationnels, veillez à une rotation équitable des équipes et prévoyez des pauses. N’hésitez pas à opter pour des horaires de travail flexibles et à utiliser des technologies modernes. Un logiciel de planification des affectations tel que Staffcloud peut vous aider à répartir efficacement le travail. Des feedbacks réguliers des collaborateurs et une révision continue des plans de travail sont également essentiels pour garantir une répartition équitable et augmenter la satisfaction du personnel.
Comment communiquer efficacement le plan d’affectation aux collaborateurs ?
Une communication efficace du plan d’affectation nécessite des messages clairs et transmis à temps aux collaborateurs, idéalement sous forme numérique par le biais d’applications mobiles. Pour ce faire, Staffcloud met à disposition une application de planification des affectations. Les notifications individuelles et les possibilités de feedback apportent de la clarté et contribuent à la satisfaction des collaborateurs. Il est également essentiel de créer une culture de communication ouverte et d’organiser des formations régulières afin de garantir une utilisation efficace des outils de communication.
Comment gérer les imprévus qui affectent le plan d’affectation ?
Il est capital de pouvoir communiquer rapidement avec l’équipe afin d’annoncer immédiatement les changements éventuels. L’impact d’événements imprévus sur le planning est ainsi minimisé. Un plan d’affectation flexible permet d’adapter rapidement les équipes et les interventions et un pool de collaborateurs aide à compenser les absences.
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