Wanneer u in de personeelsplanning de werktijden voor een opdracht wijzigt, ontvangen de betreffende medewerkers per e-mail of via een pushmelding automatisch bericht hierover.

Staffcloud geeft een waarschuwing weer, omdat de medewerker al voor een andere opdracht is ingedeeld. U kunt dan zelf beslissen bij welk project u hem wilt indelen. Het systeem staat toe dat medewerkers voor meerdere opdrachten worden ingedeeld, maar geeft dan wel een waarschuwing weer. 

Staffcloud beschikt standaard over een beschikbaarheidskalender. Wanneer een medewerker in een bepaalde periode niet kan worden ingezet, voert hij zijn afwezigheid in in de kalender. Hij wordt in die periode dan niet uitgenodigd voor opdrachten. U kunt de afwezigheid van de medewerker eventueel ook zelf invoeren. 

Zodra u een nieuwe vacature/opdracht plaatst, worden de medewerkers via de app (pushbericht) en via automatische e-mails daarover geïnformeerd. De medewerkers kunnen zich nu voor deze opdrachten aanmelden c.q. solliciteren. 

Ploegenplanners worden meestal gebruikt voor vaste medewerkers. Het afdelingshoofd (planner) deelt de medewerkers in diverse ploegen in en laat de medewerkers weten in welke ploeg ze zitten. Bij deze procedure weet de planner wanneer zijn medewerkers beschikbaar zijn. 
 
Dat ligt heel anders bij klanten die Staffcloud gebruiken. Hierbij weet de planner van de meeste medewerkers niet of ze beschikbaar zijn en of ze überhaupt over de vereiste kwalificaties beschikken. 
 
Deze geheel andere uitgangssituatie vraagt om een andere manier van plannen. Bij Staffcloud worden enkele personen uit een medewerkerspool uitgenodigd voor opdrachten. Wie tijd, meldt zich aan voor de opdracht en kan door de planner worden ingedeeld. 

Staffcloud maakt gebruik van een andere methode. In principe gaat het systeem ervan uit dat de medewerker beschikbaar is. Als de medewerker door u wordt uitgenodigd voor een opdracht en als hij tijd en zin heeft, solliciteert hij voor deze opdracht. U kunt hem dan indelen. Deze methode bespaart bewerkelijke Excellijsten, waarin de voortdurende veranderende beschikbaarheid moet worden ingevoerd.  Staffcloud werkt als een interne marktplaats voor vacatures. Deze methode versnelt uw personeelsplanning, want als er voor een vacature voldoende personeel is ingedeeld, kunt u haar sluiten voor andere sollicitaties. 
Wie zich een of twee weken te laat aanmeldt voor een opdracht, zal voortaan sneller reageren op vacatures.