Staff Planning

1. The search for the right employee
  • Find the right employees with your own filters
  • Only available employees with the right qualifications are selected, so there is no random flood of invitations.
  • You then put the project (jobs) online and invite the previously selected employees.
2. Staff planning
  • Now you can start assigning the confirmed employees to different functions via drag & drop.
  • You are automatically notified of any planning conflicts (double bookings).
  • You can create new funtions or shifts within staff planning at any time.
  • The planned working time (for marginal employment, part-time employment or a employment with a yearly work time limit) is taken into account while planning.
3. Post-processing

After the assignment, employee data is collected and the employees are rated for their performance. Once all data is gathered, Staffcloud helps you create and display project statistics, such as wage costs or the entirety of the work hours.

Foire aux questions

Les horaires d’une mission ont subitement changé. Comment nos collaborateurs en sont-ils informés ? 

Dès que vous modifiez les horaires dans le planning d’affectation, les collaborateurs concernés sont automatiquement informés des changements par e-mail et par notification.

 

Il est prévu qu’un collaborateur travaille sur un projet mercredi prochain. Or, il s’est inscrit à un autre projet qui aura lieu au même moment, auquel il souhaite également être affecté. Que dois-je faire maintenant ? 

Staffcloud vous avertit que le collaborateur est déjà programmé ailleurs. Vous pouvez alors décider à quel projet vous souhaitez l’affecter. Le système autorise aussi les affectations multiples mais, dans ce cas, il vous avertit par un message. 

Un collaborateur part en vacances pendant trois semaines et a toujours cours le mercredi. Comment le système m’aide-t-il à faire en sorte qu’il ne soit pas inutilement sollicité pour des missions à ces moments ?

Staffcloud dispose par défaut d’un calendrier de disponibilité. Si un collaborateur ne peut pas travailler pour vous pendant une période donnée, il inscrit cette absence dans le calendrier et ne sera pas sollicité durant cette période. En cas de besoin, vous pouvez également inscrire vous-même cette absence pour votre collaborateur. 

Comment les collaborateurs sont-ils informés des nouvelles missions ?

Dès que vous mettez en ligne un nouveau poste ou une nouvelle mission, les collaborateurs en sont informés via l’application (notification) et des e-mails automatisés. Ils peuvent alors s’inscrire à ces missions ou postuler. 

Qu’est-ce qui différencie un planificateur d’équipes classique de Staffcloud ?

En règle générale, les planificateurs d’équipes sont utilisés pour les employés fixes. Le chef de service (planificateur) affecte les collaborateurs aux différentes équipes, puis communique cette information aux collaborateurs. Lors de ce processus, le planificateur connaît les disponibilités de ses collaborateurs. 

La situation de départ est tout autre chez les clients qui utilisent Staffcloud : chez eux, les planificateurs ne savent généralement pas si les collaborateurs sont disponibles, ni même s’ils sont qualifiés.

Cette situation de départ totalement différente implique une autre forme de planification. Chez Staffcloud, des personnes sélectionnées dans un pool de collaborateurs sont sollicitées pour des missions. Les personnes qui sont disponibles s’inscrivent ensuite pour le poste en question et peuvent être réparties par le planificateur. 

Les collaborateurs souhaitent indiquer leurs disponibilités. Comment faire ?

Staffcloud adopte une approche différente : le système part du principe que le collaborateur est disponible. Si vous le sollicitez pour un poste et qu’il est disponible et désireux de travailler sur cette mission, il postule le poste en question. Vous pouvez alors l’affecter. Cette méthode permet d’éviter les listes Excel fastidieuses dans lesquelles il faut inscrire des disponibilités qui changent constamment. Staffcloud fonctionne comme une place de marché interne pour les emplois. Cette méthode accélère votre planification d’affectation, car si le poste est pourvu de suffisamment de personnel, vous pouvez le clôturer pour d’autres candidatures. 
Les personnes qui arrivent une ou deux fois trop tard pour un emploi seront à l’avenir plus réactives.

Autres Questions