Staffcloud part du principe que les collaborateurs sont généralement disponibles. Par conséquent, les employés reçoivent des invitations à travailler chaque fois que leurs qualifications conviennent. Si un employé ne souhaite pas recevoir ces invitations, il peut bloquer une période individuelle ou récurrente (par exemple tous les lundis de 9h à 12h) et se rendre ainsi indisponible pour son employeur pendant cette période.
Que les absences soient ponctuelles ou récurrentes, il est facile de les ajouter au calendrier. Il suffit de cliquer sur la date souhaitée dans le calendrier pour qu'une fenêtre contextuelle apparaisse. Les employés n'ont plus qu'à ajouter la raison et la durée de leur absence, et celle-ci est immédiatement visible pour eux et pour leur employeur. Il peut ainsi être pris en compte lors de la planification des affectations, car seuls les employés marqués comme disponibles dans le système reçoivent des invitations à travailler.