Kanton Thurgau

Slechts 48 uur. Staffcloud had precies één weekend in het voorjaar van 2020 om een platform op te zetten voor het kanton Thurgau om eerst 1.000 en later 3.000 hulpverleners te coördineren in de operatie tegen Covid-19.

Wie managet man 3000 Helfer in der Corona Krise NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

In maart 2020 moest het snel gaan. De pandemie was eindelijk in Europa aangekomen en ook het kanton Thurgau in Zwitserland bereidde zich voor op duizenden gevallen van Corona. Voor de verantwoordelijken was het duidelijk dat er in deze crisis extra en flexibel zorgpersoneel nodig zou zijn, zowel vrijwilligers als betaald personeel. Reto Schubnell, projectmanager bij het Kantonnale Commando, en zijn team lanceerden een oproep voor helpers en al na drie dagen hadden meer dan 1000 mensen zich aangemeld.

De juiste partners werden gevonden

Het kanton had niet verwacht dat er binnen korte tijd zo'n stormloop zou plaatsvinden en Schubnell realiseerde zich dat de coördinatie van deze mensen "waarschijnlijk niet goed zou werken met Excel" en dat er professionele ondersteuning nodig was. Dus onderzocht het team welke software hiervoor het meest geschikt was en al na een paar dagen kwamen ze uit bij Staffcloud. Op een vrijdagavond ontvingen ze de toezegging en op maandagochtend was de software inclusief app al in gebruik. 
"Als er brand is, bundelen de krachten", zo beschrijft Reto Schubnell het werk in dat eerste weekend. Beide partijen hebben massaal samengewerkt en binnen 48 uur was er een gebruiksvriendelijk platform opgezet dat volledig voldeed aan de eisen van het kanton Thurgau met betrekking tot de organisatie van de operaties. Schubnell vat samen: "We hadden de juiste mensen op het juiste moment aan boord, dat moet gezegd worden."

Ongecompliceerde registratie van helpers en assistenten

In de loop van de volgende weken en maanden steeg het aantal geregistreerde mensen eerst naar 2.000 en vervolgens naar 3.000 en werden ook de plaatsen van inzet diverser. Naast het sturen van ervaren helpers naar ziekenhuizen en andere zorginstellingen, werd er bijvoorbeeld ook een apart Corona meldpunt opgezet voor het kanton. Hier worden veel geneeskundestudenten ingezet die vanuit hun expertise vragen van de bevolking over Corona beantwoorden.
Alle helpers konden eenvoudig worden geregistreerd met de Staffcloud-software. Ze ontvingen een link naar de app en konden zich vervolgens registreren met hun mogelijke werktijden en kwalificaties. Vraag en aanbod werden en worden met één druk op de knop bij elkaar gebracht en ontlasten talrijke instellingen in het kanton Thurgau. Ook gemeenten hebben toegang tot de personeelspool.

Sereen voor de tweede golf

Voor een mogelijke tweede golf in het najaar van 2020 zag het kanton zichzelf dus goed gepositioneerd. Het was duidelijk dat grote hoeveelheden gegevens comfortabel konden worden beheerd en dat vaak wisselende personen en inzettermijnen geen probleem waren. De processen konden worden gereorganiseerd en met de interface naar de salarisadministratie, die nu ook is geïntegreerd, is de boekhouding ook eenvoudig. "We zijn niet meer bang dat we worden overlopen," zegt Schubnell. De afhandeling via de app is eenvoudig en er zijn over het algemeen weinig problemen geweest. Een speciaal opgezette "servicedesk" bleek in het begin niet nodig. 

Ondertussen hebben andere Zwitserse gemeentelijke en kantonnale organisaties kunnen profiteren van de goede ervaringen van het kanton Thurgau met de Staffcloud-software.

Wil je gratis advies?