Sinnesfreunde

Of het nu gaat om beurzen, bedrijfsevenementen of roadshows - het cateringbedrijf Sinnesfreunde GmbH uit München biedt zijn klanten al meer dan 20 jaar culinaire ervaringen van hoge kwaliteit. Het full-service aanbod van het bedrijf omvat niet alleen een individueel en creatief cateringconcept, maar ook een eigen evenementenlocatie. 

Het bedrijf heeft nu 30 vaste medewerkers en ongeveer 300 tijdelijke medewerkers die worden ingezet bij de feesten en diners. Met dit aantal is het geen wonder dat Excel en de communicatie via e-mails en telefoontjes het niet meer konden bijbenen. Sinds een jaar worden de Sinnesfreunde daarom in hun werk ondersteund door Staffcloud. 

Staffcloud was het gebruiksvriendelijkst van alle tools die we bekeken hebben

Staffcloud dekte “het meeste van wat voor ons belangrijk was, namelijk de coördinatie en planning van tijdelijk personeel,” zegt Franziska Birgmann. Van alle tools die we bekeken, was Staffcloud ook het gebruiksvriendelijkst.

Terwijl andere aanbieders van planningssoftware meer nadruk leggen op vaste medewerkers, is dit minder een prioriteit voor het in München gevestigde bedrijf met ongeveer 30 vaste medewerkers. Ze waren meer geïnteresseerd in het plannen van bijvoorbeeld studenten en mini-jobbers, die slechts sporadisch voor hen werken en geboekt worden voor specifieke projecten.

Het bedrijf was op zoek naar een tool die niet alleen het werk in de aanloop naar de opdrachten zou vereenvoudigen, maar ook het extra werk voor projectmanagers tijdens het evenement zou verminderen, zoals het in- en uitchecken van tijdelijk personeel. Staffcloud bood hier de juiste focus.

Onboarding-ervaringen: Support hielp met processen waar het team zelf nog geen antwoord op had
 

Onboarding was “erg spannend” voor het team van Sinnesfreunde, zoals Franziska Birgmann uitlegt. Omdat ze nog geen ervaring hadden met software, moesten ze vanaf nul beginnen. Ze realiseerden zich al snel dat hoewel het programma theoretisch alles kon, ze eerst moesten uitzoeken wat ze echt nodig hadden. Daarom werd er een kleine werkgroep gevormd om de volgende vragen te beantwoorden: Hoe zou de onboarding van tijdelijk personeel eruit moeten zien? Hoeveel stappen moet het bevatten zodat sollicitanten niet worden afgeschrikt? 

Om de workflow niet te veel te onderbreken, werd het inwerken uitgevoerd op een moment dat er minder evenementen waren. Sinnesfreunde waardeerde vooral de ondersteuning van het competente Staffcloud supportteam. Zij hielpen hen met veel begrip en geduld tijdens hun eerste stappen met Staffcloud en konden dankzij hun jarenlange klantervaring meedenken waar het Sinnesfreunde aan richting ontbrak. 

Niettemin, zoals met elke nieuwe software, kwam de vertrouwdheid met Staffcloud pas na verloop van tijd. Franziska Birgmann denkt dat het ongeveer zes maanden duurt om alle gevallen van personeelsplanning te behandelen. In de tussentijd is alles echter zeer goed geïntegreerd in haar systeem en de projectmanagers zijn zeer ervaren in het gebruik van de software. 

Met Staffcloud bespaart Sinnesfreunde GmbH ongeveer 10 werkuren per week

Het antwoord van Franziska Birgmann op de vraag hoe de processen in het bedrijf zijn veranderd, is heel duidelijk: “We hebben duidelijk gemerkt dat de werkdruk is afgenomen. Ik denk dat we met de planning en alles wat daarbij hoort, inclusief de loonadministratie, gegarandeerd 10 uur per week besparen op de afdeling, die we nu voor heel andere dingen kunnen gebruiken.”

et foutenpercentage is ook gedaald. Toen we voorheen met e-mails en Excel-spreadsheets werkten, kwamen niet alleen vaker dubbele boekingen voor, maar vergaten medewerkers ook vaker hun opdrachten. Dankzij de regelmatige herinneringen via Staffcloud gebeurt dit niet meer. 

De exportfunctie is ook cruciaal voor Sinnesfreunde GmbH, omdat de facturatie, die vroeger enkele dagen in beslag nam, nu veel sneller verloopt. 

Staffcloud heeft ook het wervingsproces geoptimaliseerd, omdat dit niet in een extern systeem hoeft te worden beheerd. Een snel overzicht van de status van elke sollicitatie is mogelijk en sollicitaties gaan niet langer verloren. Aangezien de meeste gegevens door de sollicitanten zelf worden ingevoerd, is de werkdruk op dit gebied ook sterk verminderd.

De integratie van vaste medewerkers in Staffcloud is gepland voor 2025

Het gebruik van Staffcloud heeft nog meer potentiële optimalisaties aan het licht gebracht. Zo hebben de procesverbeteringen en de aanzienlijke tijdsbesparing Sinnesfreunde ertoe aangezet om vanaf 2025 vaste medewerkers in te plannen met de software. Het doel is om de bevindingen van het tijdelijke personeel over te brengen naar de vaste medewerkers. Want, zoals Franziska Birgmann opmerkt, “als het ene systeem echt goed draait, besef je hoe slecht het andere systeem draait.”

Het volledige interview (ca. 18 minuten, in het Duits) met Franziska Birgmann is hier beschikbaar.