Sinnesfreunde

Qu'il s'agisse de salons, d'événements d'entreprise ou de roadshows, l'entreprise de catering munichoise Sinnesfreunde GmbH propose à ses clients des expériences culinaires de qualité depuis plus de 20 ans. L'offre de services complets de l'entreprise comprend non seulement un concept de catering individuel et créatif, mais aussi un lieu événementiel propre. 

L'entreprise compte aujourd'hui 30 employés permanents et environ 300 intérimaires qui participent aux soirées et aux dîners. Avec un tel nombre, il n'est pas étonnant qu'Excel et la communication par e-mail et par téléphone ne puissent plus suivre. C'est pourquoi, depuis un an, les Sinnesfreunde ont recours à Staffcloud pour les aider dans leur travail. 

Staffcloud était le plus facile à utiliser de tous les outils que nous avons examinés

Staffcloud couvrait « la plus grande partie de ce qui était important pour nous, à savoir la coordination et la disposition des intérimaires », nous dit Franziska Birgmann. De plus, c'était l'outil le plus facile à utiliser parmi tous ceux que nous avons examinés.

Alors que d'autres fournisseurs de logiciels de planification des ressources accordent plus d'importance aux employés fixes, l'entreprise munichoise, qui compte une trentaine d'employés fixes, met moins l'accent sur ce point. Ce qui les intéressait, c'était plutôt l'affectation d'étudiants et de mini-jobbers qui ne travaillent que sporadiquement pour eux et qui sont réservés en fonction des projets.

Ils cherchaient un outil qui simplifierait non seulement le travail en amont des interventions, mais qui réduirait également le travail supplémentaire des chefs de projet lors de l'événement, comme par exemple l'enregistrement et la sortie des intérimaires. Staffcloud était le bon choix.

Expérience en matière d'intégration : Le support a aidé dans les processus où ils n'avaient pas encore de réponse

L'onboarding a été « très excitant » pour Sinnesfreunde, comme l'explique Franziska Birgmann. Comme ils n'avaient aucune expérience des logiciels, ils ont dû partir de zéro. Ils ont rapidement constaté que le programme pouvait certes tout faire en théorie, mais qu'ils devaient d'abord découvrir ce dont ils avaient vraiment besoin. Un petit groupe de travail a donc été constitué pour répondre aux questions suivantes : Comment l'onboarding des intérimaires devait-il se présenter ? Combien d'étapes devait-il comporter pour ne pas décourager les candidats ? 

Afin de ne pas trop interrompre le travail quotidien, l'onboarding a été réalisé à un moment où il y avait moins d'événements. Sinnesfreunde ont particulièrement apprécié le soutien de l'équipe compétente du support Staffcloud. Celle-ci les a aidés avec beaucoup de compréhension et de patience à faire leurs premiers pas avec Staffcloud et a pu, grâce à sa longue expérience de client, apporter des idées là où Sinnesfreunde manquaient de direction.

Malgré tout, comme pour tout nouveau logiciel, la familiarité avec Staffcloud n'est venue qu'avec le temps. Franziska Birgmann pense ainsi qu'il faut environ six mois pour couvrir tous les cas de figure de la gestion du personnel. Mais entre-temps, tout s'est très bien intégré dans son système et les chefs de projet sont très à l'aise avec le logiciel. 

Avec Staffcloud, Sinnesfreunde GmbH économise environ 10 heures de travail par semaine

Franziska Birgmann répond très clairement à la question de savoir comment les processus ont changé dans l'entreprise : « Nous remarquons très clairement un allègement du travail. Je pense qu'avec la disposition et tout ce qui s'y rapporte, y compris en ce qui concerne le décompte des salaires, nous sommes assurés d'économiser 10 heures par semaine dans le département, que nous pouvons désormais utiliser pour tout autre chose ».

Le taux d'erreur a également diminué. Avec le travail effectué auparavant avec des e-mails et des tableaux Excel, non seulement il y avait plus de doubles comptabilisations, mais les collaborateurs oubliaient aussi plus souvent leurs interventions. Grâce aux rappels réguliers via Staffcloud, cela n'arrive plus.

En outre, la fonction d'exportation est déterminante pour la Sinnesfreunde GmbH, car grâce à elle, les décomptes, qui prenaient auparavant plusieurs jours, sont désormais beaucoup plus rapides.

Staffcloud a également permis d'optimiser le recrutement, car il ne doit pas être géré dans un système externe. Il est possible d'avoir un aperçu rapide de l'état de chaque candidature et il n'y a plus de candidatures perdues. Comme la plupart des données sont saisies par le candidat lui-même, la charge de travail dans ce domaine a aussi fortement réduit.

L'intégration des employés fixes dans Staffcloud est prévue pour 2025

L'utilisation de Staffcloud a révélé d'autres optimisations possibles. Ainsi, les améliorations des processus et le gain de temps considérable ont incité Sinnesfreunde à planifier également les employés fixes avec le logiciel à partir de 2025. Il s'agit de transférer les connaissances acquises dans le domaine des intérimaires aux employés fixes. Car, comme le fait remarquer Franziska Birgmann, « quand un système fonctionne vraiment bien, on se rend compte à quel point l'autre système fonctionne mal ».

L'entretien complet (environ 18 minutes, en allemand) avec Franziska Birgmann est disponible ici.