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Change Management in einer Promotion Agentur NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

PromoPool est une agence de recrutement basée à Cham, spécialisée dans l'événementiel et la promotion. Dans ce cadre, PromoPool prend en charge pour ses clients l'ensemble du déroulement du projet - du recrutement à la réalisation et à la clôture, y compris l'évaluation et le paiement du salaire. Pendant très longtemps, tout cela était basé sur des listes Excel et des appels téléphoniques ou des e-mails, de sorte que l'introduction de Staffcloud a représenté un soulagement bienvenu.

Plus jamais de listes Excel

L'utilisation de Staffcloud pour la planification du personnel a changé beaucoup de choses chez PromoPool. Les entretiens personnels et les longues correspondances par e-mail ont fait place à une répartition rapide via l'outil. La comparaison fastidieuse des tableaux Excel et des feuilles d'heures établies manuellement a été supprimée. Les interventions sont ainsi devenues beaucoup plus claires, tant pour les planificateurs que pour les collaborateurs, ce qui a également permis de réduire considérablement les sources d'erreur potentielles. "L'efficacité et le taux d'erreur sont les changements les plus marquants pour nous", déclare Sabine Goldschmid. Elle est Managing Director chez PromoPool et a dirigé le projet lors de l'introduction de Staffcloud.

Une transition en douceur vers Staffcloud

Malgré 10 ans d'utilisation d'Excel et de communication personnelle, le passage au nouvel outil n'a pas été un grand problème pour les planificateurs, car il leur a grandement facilité la tâche. Cependant, il est souvent difficile de comprendre, surtout pour les collaborateurs à répartir, pourquoi ils ne sont plus appelés personnellement lorsqu'un nouveau poste est disponible. Grâce à sa forte collaboration avec les jeunes, PromoPool a certes un avantage ici, car l'application Staffcloud pour les collaborateurs représente un bonus pour la jeune génération. Mais même les collaborateurs plus âgés, qui étaient habitués au contact personnel, ont pu se familiariser en très peu de temps avec l'application pour collaborateurs. Sabine Goldschmid explique : "Personnellement, je trouve l'application très claire, de sorte que [les collaborateurs] l'ont aussi rapidement apprise".

Meilleure relation avec les employés et moins d'efforts

Les promoteurs ne sont certes plus aussi souvent contactés personnellement, mais la relation avec les collaborateurs n'en a pas souffert. Ainsi, on communique désormais moins lorsqu'une intervention est prévue ou que des données de travail doivent être transmises. En revanche, Sabine Goldschmid et son équipe peuvent se concentrer sur la communication qui est la plus importante pour les collaborateurs comme pour elle : Les demandes de renseignements concernant l'intervention et la satisfaction, par exemple. Pour la chef de projet, les contacts ont certes été réduits au minimum, mais ils ont gagné en qualité grâce à Staffcloud.
En même temps, la charge de travail a diminué, car il n'est plus nécessaire de demander manuellement des informations en cas de changement, comme par exemple une nouvelle date d'intervention. Au lieu de cela, le collaborateur est informé de la nouvelle date par une notification sur son téléphone portable et peut l'accepter ou l'annuler facilement dans l'application.

Aucune trace de pénurie de main-d'œuvre qualifiée

Là où de nombreux employeurs parlent de pénurie de main-d'œuvre qualifiée, Sabine Goldschmid voit plutôt un manque de complaisance de la part des entreprises. Pour elle, il est clair que "la jeune génération ne vit plus pour le travail, mais qu'il doit être agréable et qu'ils veulent se sentir valorisés". C'est pourquoi PromoPool offre aux candidats une certaine valeur ajoutée - du télétravail, lorsque c'est possible, à l'aperçu de l'équipe dans laquelle ils vont travailler, en passant par des conseils pour postuler. La transparence et le respect des souhaits des collaborateurs concernant leur équipe et les lieux/heures de travail sont justement soutenus par Staffcloud et l'application pour les collaborateurs. Ici, les collaborateurs peuvent facilement indiquer s'ils sont disponibles et voir avec qui ils travailleront lors d'une mission.

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