promopool

Change Management in einer Promotion Agentur NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

PromoPool is een personeelsdienstverlener uit Cham die gespecialiseerd is in evenementen en promoties. PromoPool neemt het volledige projectbeheer voor zijn klanten op zich - van werving tot uitvoering tot voltooiing, inclusief evaluatie en loonbetaling. Heel lang was dit allemaal gebaseerd op Excel-lijsten en telefoontjes of e-mails, dus de introductie van Staffcloud was een welkome opluchting.

Geen Excel-lijsten meer

Het gebruik van Staffcloud voor personeelsplanning heeft veel veranderd bij PromoPool. De persoonlijke gesprekken en lange e-mailcorrespondenties hebben plaatsgemaakt voor een snelle planning via de tool. Het tijdrovende afstemmen van Excel-tabellen en handmatig gemaakte urenstaten is niet meer nodig. Hierdoor zijn de opdrachten veel duidelijker geworden voor zowel de planners als de medewerkers, wat ook mogelijke foutenbronnen sterk heeft verminderd. "Efficiëntie en foutenpercentage zijn voor ons de meest merkbare veranderingen", zegt Sabine Goldschmid. Zij is Managing Director bij PromoPool en was de projectleider voor de introductie van Staffcloud.

Soepele overgang naar Staffcloud

Ondanks 10 jaar met Excel en persoonlijke communicatie was de overgang naar de nieuwe tool geen groot probleem voor de planners, omdat het hun werk veel gemakkelijker maakte. Het is echter vaak moeilijk te begrijpen, vooral voor het personeel dat moet worden toegewezen, waarom ze nu niet meer persoonlijk worden gebeld als er een nieuwe baan beschikbaar is. Door de sterke samenwerking met jongeren heeft PromoPool hier wel een voordeel, want vooral voor de jongere generatie is de Staffcloud-werknemersapp een bonus. Maar ook oudere werknemers, die gewend waren aan persoonlijk contact, konden in een mum van tijd overweg met de personeelsapp. Sabine Goldschmid legt uit: "Ik vind de app zelf heel duidelijk, dus [de medewerkers] leerden het ook snel."

Betere werknemersrelaties en minder inspanning

Hoewel promotors niet meer zo vaak persoonlijk worden benaderd, heeft de relatie met het personeel daar niet onder geleden. Er is nu minder communicatie als er een opdracht moet worden uitgevoerd of als er werkgegevens moeten worden doorgegeven. In plaats daarvan kunnen Sabine Goldschmid en haar team zich concentreren op de communicatie die zowel voor het personeel als voor haar het belangrijkst is: Vragen over de opdracht en tevredenheid, bijvoorbeeld. Voor de projectmanager is het contact geminimaliseerd, maar het is kwalitatief waardevoller geworden door Staffcloud.
Tegelijkertijd is de inspanning verminderd, omdat wijzigingen, zoals een nieuwe opdrachtdatum, niet meer handmatig hoeven te worden aangevraagd. In plaats daarvan wordt de medewerker op de hoogte gebracht van de nieuwe afspraak via een notificatie op zijn mobiele telefoon en kan hij deze eenvoudig accepteren of annuleren in de app.

Geen teken van een tekort aan geschoolde werknemers

Waar veel werkgevers spreken van een tekort aan geschoolde werknemers, ziet Sabine Goldschmid eerder een gebrek aan reactievermogen bij bedrijven. Voor haar is het duidelijk: "De jongere generatie leeft niet meer voor het werk, maar het moet leuk zijn en ze willen zich gewaardeerd voelen." Daarom biedt PromoPool sollicitanten veel toegevoegde waarde - van kantoor aan huis, waar mogelijk, tot sollicitatietips en inzicht in het team waarin ze komen te werken. Vooral transparantie en het respecteren van de wensen van medewerkers over hun team en opdrachtlocaties/tijden wordt ondersteund door Staffcloud en de medewerkers-app. Hier kunnen medewerkers eenvoudig communiceren of ze beschikbaar zijn en zien met wie ze zullen samenwerken aan een opdracht.

Wil je gratis advies?