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Change Management in einer Promotion Agentur NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

PromoPool ist ein Personaldienstleister aus Cham, der auf Events und Promotionen spezialisiert ist. Dabei übernimmt PromoPool für seine Kunden die gesamte Projektabwicklung — von der Rekrutierung über die Durchführung bis zum Abschluss inklusive Auswertung und Lohnauszahlung. Sehr lange basierte dies alles auf Excel-Listen und Telefonaten oder E-Mails, sodass die Einführung von Staffcloud eine willkommene Erleichterung darstellte.

Nie wieder Excel-Listen

Durch die Nutzung von Staffcloud für die Personalplanung hat sich bei PromoPool einiges verändert. Die persönlichen Gespräche und langen E-Mail-Korrespondenzen sind einer schnellen Einteilung über das Tool gewichen. Das aufwendige Abgleichen von Excel-Tabellen und manuell erstellten Stundenzetteln fällt weg. Dadurch sind die Einsätze sowohl für die Planer als auch für die Mitarbeitenden einiges übersichtlicher geworden, wodurch sich auch mögliche Fehlerquellen stark verringert haben. “Effizienz und Fehlerquote sind die am stärksten bemerkten Veränderungen für uns,” sagt Sabine Goldschmid dazu. Sie ist Managing Director bei PromoPool und hatte bei der Einführung von Staffcloud die Projektleitung.

Reibungslose Umstellung auf Staffcloud 

Trotz 10 Jahren mit Excel und persönlicher Kommunikation war die Umstellung auf das neue Tool war für die Planer kein grosses Problem, da ihnen die Arbeit dadurch stark erleichtert wurde. Häufig ist es jedoch gerade für die einzuteilenden Mitarbeiter schwierig zu verstehen, warum sie nun nicht mehr persönlich angerufen werden, wenn ein neuer Job zur Verfügung steht. Durch die starke Zusammenarbeit mit jungen Menschen hat PromoPool hier zwar einen Vorteil, denn gerade für die jüngere Generation stellt die Staffcloud Mitarbeiter-App einen Bonus dar. Aber auch ältere Mitarbeiter, die den persönlichen Kontakt gewöhnt waren, konnten sich in kürzester Zeit mit der Mitarbeiter-App anfreunden. Sabine Goldschmid erklärt: “Die App finde ich persönlich sehr übersichtlich, sodass [die Mitarbeiter] das auch schnell gelernt haben.”

Bessere Mitarbeiterbeziehung und weniger Aufwand

Zwar werden Promoter nicht mehr so häufig persönlich kontaktiert, doch die Mitarbeiterbeziehung hat dadurch nicht gelitten. So wird nun weniger kommuniziert, wenn ein Einsatz ansteht oder Arbeitsdaten übermittelt werden sollen. Dafür können sich Sabine Goldschmid und ihr Team auf die Kommunikation konzentrieren, die sowohl den Mitarbeitern als auch ihr am wichtigsten ist: Nachfragen bezüglich des Einsatzes und der Zufriedenheit zum Beispiel. Für die Projektleiterin hat sich der Kontakt zwar minimiert, aber er ist durch Staffcloud qualitativ wertvoller geworden.
Gleichzeitig hat sich der Aufwand verringert, da bei Veränderungen wie etwa einem neuen Einsatztermin nicht mehr manuell nachgefragt werden muss. Stattdessen wird der Mitarbeiter über eine Handy-Benachrichtigung über den neuen Termin informiert und kann ihn bequem in der App akzeptieren oder absagen.

Von Fachkräftemangel keine Spur

Wo viele Arbeitgeber von Fachkräftemangel sprechen, sieht Sabine Goldschmid eher ein fehlendes Entgegenkommen vonseiten der Unternehmen. Für sie ist klar: “Die jüngere Generation lebt nicht mehr für die Arbeit, sondern sie soll Spass machen und sie möchten sich wertgeschätzt fühlen.” Daher bietet PromoPool Bewerbern einiges an Mehrwert - vom Homeoffice, wo möglich, über Bewerbungstipps bis zum Einblick in das Team, in dem sie arbeiten werden. Gerade die Transparenz und die Beachtung der Mitarbeiterwünsche bezüglich ihres Teams und den Einsatzorten/-zeiten wird durch Staffcloud und die Mitarbeiter-App unterstützt. Hier können Mitarbeitende ganz leicht mitteilen, ob sie verfügbar sind, und sehen, mit wem sie bei einem Einsatz zusammenarbeiten werden.
 

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