Zett Hospitality

Nie mehr Excel in einer Promotion-Agentur NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

Zett Hospitality ist eine Full-Service-Agentur im Bereich Hospitality- und Event-Services. Das in Berlin ansässige Unternehmen arbeitet mit über 5.000 Veranstaltungs- und Promotion-Mitarbeitern und bieten seinen bundesweiten Kunden eine hochqualitative und vollumfängliche Dienstleistung.
 

Die Umstellung auf Staffcloud hat vor allem die Effizienz gesteigert. Davon profitiert nicht nur die Agentur selbst, auch ihre Mitarbeiter im Büro und vor Ort haben es nun mit einem schnellen und praktischen Tool zu tun und können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, statt viel Zeit mit Organisatorischem zu verbringen.

Nie mehr Excel 

Vor der Staffcloud-Einführung verliessen sich die Planer von Zett Hospitality auf Excel, während die Kommunikation mit den Mitarbeitern über E-Mail, WhatsApp oder Telefonate lief. Bei diesem “Sammelsurium aus unterschiedlichen Excel-Listen und Daten” war es schwierig, den Überblick zu behalten. Unterschiedliche Planer hatten individuelle Arbeitsmethoden und eigene Listen entwickelt, um etwa den mehrstufigen Bewerbungsprozess zu bewältigen oder Mitarbeitern Bewertungen zu verleihen.
 
Nun wird der gesamte Arbeitsablauf - von der Bewerbung eines neuen Mitarbeiters bis zur Lohnabrechnung nach dem Einsatz - von Staffcloud unterstützt. Das einheitliche System hat nicht nur mehr Ordnung in die Arbeitsabläufe gebracht, sondern durch seine Übersichtlichkeit auch die Belastung für Planer reduziert.
 

Mehr Effizienz trotz anfänglicher Widerstände

Trotz des Effizienzgewinns gab es bei der Software-Umstellung zunächst Widerstände. Claudia Ruhnau hat ihren Mitarbeitern daher immer wieder vor Augen gehalten, dass die neue Software ihnen letztlich helfen wird, auch wenn die Umstellung in der Anfangsphase mehr Arbeit verursachte. 
 
Sie regte Mitarbeiter und Planer entsprechend dazu an, sich bei Fragen sofort zu melden, sodass etwaige Unsicherheiten direkt aus dem Weg geräumt werden konnten. Für die meisten lagen die Vorteile eines einheitlichen Systems daher bald auf der Hand. Nur bei ganz wenigen, besonders hartnäckigen Fällen musste sie “eine klare Arbeitsanweisung” geben, damit diese nicht aus Gewohnheit wieder in alte Muster verfallen. 

Zufriedenere Mitarbeiter

Die Umstellung auf Staffcloud hat neben einer vereinfachten Einsatzplanung auch zu Verbesserungen in der Kommunikation mit den Mitarbeitern geführt. Claudia Ruhnau sagt dazu: “Die Planung ist einfacher und in den Gesprächen mit den Promotoren kann man sich auch einfach mal auf die zwischenmenschliche Beziehung konzentrieren.” Dies ist für beide Seiten ein Vorteil und verbessert das Zusammenspiel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. 
 
Daneben ist es durch die App für Mitarbeiter nun auch viel einfacher geworden, unterwegs oder zwischendurch Arbeitseinsätze anzunehmen. Gerade die jungen Studenten, mit denen Zett Hospitality häufig arbeitet, schätzen diese Flexibilität. Sie bevorzugen die App gegenüber Telefongesprächen oder einem langen Hin-und-her per E-Mail oder WhatsApp. Als wichtigen Nebeneffekt ist durch Staffcloud auch die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien gegeben, welche bei Nutzung von E-Mail- und Messenger-Programmen nicht garantiert werden kann.
 

Schnelle Bezahlung durch Schnittstelle mit dem Lohnbüro

Für Zett Hospitality war es bei der Umstellung auf Staffcloud besonders wichtig, ein System zu haben, mit dem Mitarbeiter schnell und korrekt bezahlt werden können. Denn auch hier geht es um die Zufriedenheit: Probleme bei der Bezahlung führen dazu, dass Mitarbeiter nicht wieder für das Unternehmen arbeiten wollen, sodass der gesamte Bewerbungsprozess von vorne gestartet werden muss. Dies kostet viel Zeit und Ressourcen. 
 
Bei Zett Hospitality gibt es daher eine Schnittstelle zwischen Staffcloud und dem externen Lohnabrechner. Dieser kann alle von ihm benötigten Angaben aus der Software exportieren und sie direkt in der Lohnabrechnung nutzen. Da dazu keine manuellen Prozesse nötig sind, ist nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch das Fehlerpotenzial sehr gering.

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