Eventlocations - Berlin
“Einerseits sparen wir durch Staffcloud sehr viel Geld, andererseits ist das Arbeiten für die festangestellten Service-Leiter sehr viel entspannter geworden.”
Spreespeicher
Wie die Berliner Event Location Spreespeicher mit smarter Einsatzplanung Personalkosten einspart NEU from Smartbridge AG on Vimeo.
Die Faro Gruppe ist ein Berliner Eventveranstalter, dem Locations wie etwa die WHITE Spreelounge und der Spreespeicher gehören. Durch die Einführung von Staffcloud hat sich sowohl für die Planer als auch für die über 200 Mitarbeiter vor Ort einiges vereinfacht. Neben einer verbesserten Kommunikation und zufriedeneren Mitarbeitern verzeichnet das Unternehmen ausserdem Kostenersparnisse. Der Weg dorthin brachte allerdings auch Herausforderungen mit sich.
Kostenersparnis durch bessere Strukturierung
Durch die Einführung von Staffcloud wurde der gesamte Personalbereich der Faro Gruppe zentralisiert und besser strukturiert. Die zuvor genutzte Software bot keinen Überblick über alle Mitarbeiter, die an den jeweiligen Eventlocations arbeiteten. Dies führte zur Zusammenarbeit mit vielen externen Dienstleistern, da Mitarbeiter von einer Eventlocation nicht einfach an eine andere geschickt werden konnten. Durch Staffcloud sind die vorhandenen Mitarbeiter-Ressourcen nun sichtbarer geworden. Dadurch ist es möglich, Event-Mitarbeiter an verschiedenen Orten einzuteilen oder ihnen zumindest Schichten an allen Locations anzubieten.
Vorteile für die Mitarbeiter
Auch für die Mitarbeiter ist es nun leichter, Einsätze an anderen Eventlocations anzunehmen. Vor der Einführung von Staffcloud war ihnen häufig nicht bewusst, dass sie auch an anderen Orten arbeiten konnten. Gerade in der Wintersaison haben sich dann einige Mitarbeiter umorientiert, da ihnen vielleicht nicht mehr genügend Schichten an ihrer gewohnten Location angeboten werden konnten. Wenn Melanie Fiand wollte, dass jemand zu einem anderen Veranstaltungsort fuhr, musste sie Überzeugungsarbeit leisten - und zwar häufig am Telefon. Sie sagt dazu: “Jetzt sehen die Mitarbeiter die offenen Schichten und bewerben sich automatisch darauf.”
Verbesserte Kommunikation
Auch wenn mancher Anruf weggefallen ist, hat sich die Kommunikation insgesamt durch die Einführung von Staffcloud verbessert. Und das liegt nicht nur daran, dass Mitarbeiter nun Bescheid geben müssen, wenn sie sich aus einer Schicht austragen. Denn durch den Verzicht auf Fremddienstleister sind viele Arbeitsabläufe stärker eingespielt. Das bedeutet einerseits, dass das Planer-Team und die Festangestellten vor Ort weniger erklären müssen, und andererseits, dass die Zusammenarbeit im Team bei den Events verbessert wurde. Für Melanie Fiand ist das “ein Flow, den man gar nicht mehr unterbrechen möchte.” Und Robert Hoyer sagt dazu: “Durch die Arbeit mit mehr internen Leuten ist die Kommunikation unter den Mitarbeitern bei den Events entspannter geworden, weil sie mehr mit Kollegen arbeiten, die öfter da sind.” So wird Zeit eingespart, während gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
Erkenntnisse zum Change-Management
Die Software-Umstellung in der Personaldisposition ist bekannterweise oft mit Widerständen vonseiten der Mitarbeiter verbunden. Die Faro Gruppe hat die Software-Einführung daher vorsorglich in der Sommerpause durchgeführt, um die Eingewöhnung möglichst zu vereinfachen. Dennoch finden sowohl Melanie Fiand als auch Robert Hoyer, dass sie den Zeitfaktor unterschätzt hatten.
Eine weitere Erkenntnis ist, dass bei der Enführung einer neuen Software von vornherein alle betroffenen Mitarbeiter mit einbezogen werden sollten, um unnötige Fragen zu vermeiden. Robert Hoyer denkt, dass hier eine dedizierte Projektgruppe möglicherweise zu mehr Effizienz geführt hätte. Doch auch wenn der Start etnas länger gedauert hat, als gewollt, haben die Vorteile von Staffcloud die Faro Gruppe mehr als überzeugt, dass die Umstellung die richtige Entscheidung war.
