Spreespeicher

Wie die Berliner Event Location Spreespeicher mit smarter Einsatzplanung Personalkosten einspart NEU from Smartbridge AG on Vimeo.

Le groupe Faro est un organisateur d'événements berlinois qui possède des lieux comme le WHITE Spreelounge et le Spreespeicher. L'introduction de Staffcloud a simplifié les choses, tant pour les planificateurs que pour les plus de 200 collaborateurs sur place. Outre une meilleure communication et des collaborateurs plus satisfaits, l'entreprise a également réalisé des économies. Mais le chemin a aussi été semé d'embûches.

Réduction des coûts grâce à une meilleure structuration 

 L'introduction de Staffcloud a permis de centraliser et de mieux structurer l'ensemble des ressources humaines du groupe Faro. Le logiciel utilisé auparavant n'offrait pas une vue d'ensemble de tous les employés travaillant sur les différents sites d'événements. Cela a entraîné une collaboration avec de nombreux prestataires de services externes, car les employés d'un lieu d'événement ne pouvaient pas être simplement envoyés à un autre. Grâce à Staffcloud, les ressources humaines disponibles sont désormais plus visibles. Il est ainsi possible de répartir le personnel événementiel sur différents sites ou au moins de lui proposer des équipes sur tous les sites.

Avantages pour les employés

Il est également plus facile pour les collaborateurs d'accepter des missions dans d'autres lieux d'événements. Avant l'introduction de Staffcloud, ils n'étaient souvent pas conscients qu'ils pouvaient également travailler dans d'autres lieux. C'est justement pendant la saison hivernale que certains collaborateurs se sont alors réorientés, car il n'était peut-être plus possible de leur proposer suffisamment d'équipes dans leur lieu habituel. Lorsque Melanie Fiand voulait que quelqu'un se rende dans un autre lieu, elle devait faire preuve de persuasion - souvent par téléphone. Elle explique à ce sujet : "Maintenant, les employés voient les postes vacants et postulent automatiquement pour ces postes".

Amélioration de la communication

Même si certains appels ont été supprimés, la communication s'est globalement améliorée grâce à l'introduction de Staffcloud. Et ce n'est pas seulement dû au fait que les collaborateurs doivent désormais prévenir lorsqu'ils se retirent d'une équipe. En effet, en renonçant aux prestataires de services externes, de nombreux processus de travail sont mieux rodés. Cela signifie d'une part que l'équipe de planification et les employés fixes sur place ont moins d'explications à donner, et d'autre part que la collaboration au sein de l'équipe s'est améliorée lors des événements. Pour Melanie Fiand, c'est "un flow que l'on ne veut plus interrompre". Et Robert Hoyer d'ajouter : "En travaillant avec plus de personnes en interne, la communication entre les collaborateurs lors des événements est devenue plus détendue, car ils travaillent davantage avec des collègues qui sont plus souvent là". Cela permet de gagner du temps tout en augmentant la satisfaction des employés.

Enseignements sur la gestion du changement

Il est bien connu que le changement de logiciel dans la gestion du personnel est souvent lié à des résistances de la part des collaborateurs. Le groupe Faro a donc pris la précaution d'introduire le logiciel pendant la pause estivale afin de simplifier au maximum l'acclimatation. Néanmoins, Melanie Fiand et Robert Hoyer trouvent tous deux qu'ils avaient sous-estimé le facteur temps.  

Une autre conclusion est que lors de l'introduction d'un nouveau logiciel, tous les collaborateurs concernés devraient être impliqués dès le début afin d'éviter les questions inutiles. Robert Hoyer pense qu'un groupe de projet dédié aurait peut-être été plus efficace. Mais même si le démarrage a pris plus de temps que prévu, les avantages de Staffcloud ont plus que convaincu le groupe Faro que le changement était la bonne décision.

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