BSC Young Boys

Le champion en série Young Boys Bern ne joue pas seulement sur la pelouse. Les jours de match, quelque 400 auxiliaires veillent au bien-être des fans de football dans les kiosques, les loges VIP et le restaurant à la carte. Pour que tout se déroule sans accroc, une planification des interventions et une saisie des heures magistrales sont essentielles.

La fin d'un partenariat a été le début de quelque chose de nouveau

Jusqu'à fin 2022, le service de restauration du BSC Young Boys était géré dans le cadre d'une joint venture entre YB Gastro et SV Group. Après la fin du contrat de joint-venture, il était clair pour YB Gastro qu'il valait la peine de continuer à gérer seul la planification de ses intérimaires. Comme l'outil utilisé auparavant provenait de SV Group et que de nombreux processus étaient en outre encore exécutés manuellement, il fallait trouver une nouvelle solution.

Martin Geiger et son équipe ont alors réfléchi aux besoins auxquels la nouvelle solution devait répondre et aux défis qu'elle devait relever. "Sur la base de ces critères, nous avons examiné différents systèmes et sommes arrivés à la conclusion que Staffcloud offrait en fait exactement ce dont nous avions besoin", explique Martin Geiger.

Le défi : enthousiasmer 1200 intérimaires pour un nouveau système

Au lancement du projet, YB comptait environ 1200 intérimaires dans sa base de données. Les collaborateurs des secteurs de la restauration, du fanshop et de la sécurité ont dû être formés à un nouveau système. Il n'est guère surprenant qu'un tel changement ne se fasse pas sans bruits de fond avec un tel nombre de collaborateurs.

Selon Martin Geiger, beaucoup ont vu assez rapidement l'avantage supplémentaire, mais certains ont eu du mal à se familiariser avec le nouveau système. Chez YB Gastro, cela a été résolu par de nombreux entretiens au cours desquels on a montré à ces membres de l'équipe quels avantages leur offrait concrètement la nouvelle solution logicielle.

L'un des problèmes fondamentaux était que certains collaborateurs ne voulaient pas abandonner les processus auxquels ils étaient habitués. Ils ont donc dû apprendre à "penser dans un nouveau système", comme le dit Martin Geiger. Entre-temps, ce défi a lui aussi été relevé depuis longtemps.

De nombreux canaux de communication sont devenus un seul

Grâce à Staffcloud, les derniers processus manuels de YB Gastro ont pu être remplacés par des solutions numériques, et donc plus efficaces. La communication, qui se faisait auparavant par les canaux les plus divers, se fait désormais via une seule plateforme, "ce qui permet une planification très claire".

L'exportation des données salariales simplifie également le travail : avant l'introduction de Staffcloud, les collaborateurs les saisissaient manuellement, les transféraient dans des listes Excel et les faisaient ensuite taper par le service du personnel dans la comptabilité salariale. Désormais, les heures de travail sont saisies numériquement et exportées.

Cette exportation de données peut ensuite être importée directement dans le traitement des salaires. En outre, le logiciel assure une plus grande sécurité de planification, car les collaborateurs ne peuvent plus se désinscrire eux-mêmes à court terme d'une mission.

Enseignement tiré du processus de changement : ne pas reprendre les vieilles habitudes dans les nouveaux systèmes

Le changement de logiciel a apporté de nombreux avantages à YB et Martin Geiger a également tiré quelques leçons de ce changement. "Pour un changement aussi important, je recommande de partir de zéro". Au lieu d'essayer de reprendre les anciennes méthodes de travail dans un nouveau système, il vaut mieux élaborer de nouveaux processus. Sinon, ni le gain d'efficacité souhaité ni les économies de coûts attendues ne seront visibles.

Pour YB Gastro, le changement a été si profitable que de nouveaux projets sont déjà en cours. Pour l'avenir, il est désormais prévu de placer les intérimaires dans d'autres entreprises et de les aider ainsi, s'ils le souhaitent, à travailler davantage. Cela augmentera encore l'attractivité du BSC Young Boys en tant qu'employeur pour les collaborateurs Flex.