Organisator van het evenement - Berlijn
"Enerzijds bespaart Staffcloud ons veel geld, anderzijds is het werken voor de vaste servicemanagers veel relaxter geworden."
Spreespeicher
Wie die Berliner Event Location Spreespeicher mit smarter Einsatzplanung Personalkosten einspart NEU from Smartbridge AG on Vimeo.
De Faro Group is een Berlijnse organisator van evenementen die eigenaar is van locaties zoals de WHITE Spreelounge en de Spreespeicher. De introductie van Staffcloud heeft de zaken vereenvoudigd voor zowel de planners als de meer dan 200 medewerkers op locatie. Naast een betere communicatie en meer tevreden medewerkers heeft het bedrijf ook kostenbesparingen geboekt. De weg ernaartoe bracht echter ook uitdagingen met zich mee.
Kostenbesparingen door betere structurering
De introductie van Staffcloud centraliseerde en structureerde het volledige personeelsgebied van de Faro Groep. De eerder gebruikte software bood geen overzicht van alle medewerkers die op de respectieve evenementenlocaties werkten. Dit leidde tot samenwerking met veel externe dienstverleners, omdat medewerkers van de ene evenementenlocatie niet zomaar naar een andere locatie konden worden gestuurd. Door Staffcloud zijn de bestaande personeelsbronnen nu beter zichtbaar. Dit maakt het mogelijk om evenementenmedewerkers in te zetten op verschillende locaties of ze in ieder geval diensten aan te bieden op alle locaties.
Voordelen voor de werknemers
Het is nu ook makkelijker voor medewerkers om opdrachten op andere evenementenlocaties aan te nemen. Voor de introductie van Staffcloud wisten ze vaak niet dat ze ook op andere locaties konden werken. Vooral in het winterseizoen veranderden sommige medewerkers dan van oriëntatie omdat ze misschien niet genoeg diensten aangeboden kregen op hun gebruikelijke locatie. Als Melanie Fiand wilde dat iemand naar een andere locatie ging, moest ze ze overtuigen - vaak via de telefoon. Ze zegt: "Nu ziet het personeel de open diensten en solliciteert er automatisch naar."
Verbeterde communicatie
Hoewel sommige telefoontjes zijn weggevallen, is de algehele communicatie verbeterd met de introductie van Staffcloud. En dat is niet alleen te danken aan het feit dat medewerkers ons nu moeten laten weten wanneer ze een dienst beëindigen. Omdat er geen externe dienstverleners meer zijn, zijn veel werkprocessen beter geoefend. Enerzijds betekent dit dat het planteam en de vaste medewerkers op locatie minder hoeven uit te leggen, anderzijds is het teamwork op de evenementen verbeterd. Voor Melanie Fiand is dit "een flow die je niet meer wilt onderbreken". En Robert Hoyer merkt op: "Door met meer interne mensen te werken, is de communicatie tussen medewerkers op evenementen relaxter geworden, omdat ze meer werken met collega's die er vaker zijn." Dit bespaart tijd en verhoogt tegelijkertijd de tevredenheid onder het personeel.
Inzichten in verandermanagement
Het is algemeen bekend dat de omschakeling van software in de personeelsplanning vaak gepaard gaat met weerstand bij de werknemers. De Faro Group nam daarom de voorzorgsmaatregel om de software tijdens de zomervakantie in te voeren om het inwerkproces zo eenvoudig mogelijk te maken. Toch vinden zowel Melanie Fiand als Robert Hoyer dat ze de tijdsfactor hebben onderschat.
Een andere bevinding is dat bij de introductie van nieuwe software alle betrokken medewerkers vanaf het begin betrokken moeten worden om onnodige vragen te voorkomen. Robert Hoyer denkt dat een speciale projectgroep hier tot meer efficiëntie had kunnen leiden. Maar ook al duurde de opstart iets langer dan gewenst, de voordelen van Staffcloud hebben de Faro Groep er meer dan van overtuigd dat de overstap de juiste beslissing was.
