Dienstverlener voor evenementen - Berlijn
"We hebben een veel efficiëntere aanvraagprocedure en het hele planningsproces is eenvoudiger."
Zett Hospitality
Nie mehr Excel in einer Promotion-Agentur NEU from Smartbridge AG on Vimeo.
Zett Hospitality is een full-service hospitality- en evenementenservicebureau. Het in Berlijn gevestigde bedrijf werkt met meer dan 5.000 evenementen- en promotiepersoneel en biedt zijn landelijke klanten een hoogwaardige en volledige service.
De overstap naar Staffcloud heeft vooral de efficiëntie verhoogd. Niet alleen het bureau zelf profiteert hiervan, maar ook de medewerkers op kantoor en in het veld hebben nu een snelle en praktische tool om mee te werken en kunnen zich concentreren op hun werk in plaats van veel tijd te besteden aan organisatorische zaken.
Geen Excel meer
Vóór de implementatie van Staffcloud vertrouwden de planners van Zett Hospitality op Excel en communiceerden ze met het personeel via e-mail, WhatsApp of telefoontjes. Met deze "mengelmoes van verschillende Excel-lijsten en gegevens" was het moeilijk om alles bij te houden. Verschillende planners hadden individuele werkmethoden en hun eigen lijsten ontwikkeld, bijvoorbeeld om het sollicitatieproces in meerdere fasen te beheren of om medewerkers beoordelingen te geven.
Nu wordt de hele workflow - van de sollicitatie van een nieuwe medewerker tot de salarisadministratie na de opdracht - ondersteund door Staffcloud. Het uniforme systeem heeft niet alleen meer orde gebracht in de workflows, maar ook de last voor planners verminderd door de overzichtelijkheid.
Meer efficiëntie ondanks aanvankelijke weerstand
Ondanks de grotere efficiëntie was er in het begin weerstand tijdens de omschakeling naar de software. Claudia Ruhnau bleef haar medewerkers er daarom aan herinneren dat de nieuwe software hen uiteindelijk zou helpen, ook al zorgde de omschakeling in de beginfase voor meer werk.
Daarom moedigde ze medewerkers en planners aan om meteen contact op te nemen als ze vragen hadden, zodat onduidelijkheden meteen konden worden weggenomen. Voor de meesten waren de voordelen van een uniform systeem dan ook snel duidelijk. Slechts in enkele, bijzonder hardnekkige gevallen moest ze "duidelijke werkinstructies" geven om te voorkomen dat ze uit gewoonte terugvielen in oude patronen.
Tevreden werknemers
Naast het vereenvoudigen van de planning heeft de overstap naar Staffcloud ook geleid tot verbeteringen in de communicatie met het personeel. Claudia Ruhnau zegt: "De planning is eenvoudiger en in de gesprekken met de promotors kun je je ook gewoon richten op de interpersoonlijke relatie." Dit is een voordeel voor beide partijen en verbetert de interactie tussen werkgever en werknemer.
Daarnaast heeft de app het voor werknemers ook veel gemakkelijker gemaakt om werkopdrachten onderweg of tussendoor aan te nemen. Vooral de jonge studenten met wie Zett Hospitality vaak werkt, waarderen deze flexibiliteit. Ze geven de voorkeur aan de app boven telefoontjes of lang heen-en-weer gebel via e-mail of WhatsApp. Als belangrijk neveneffect zorgt Staffcloud er ook voor dat de richtlijnen voor gegevensbescherming worden nageleefd, wat niet kan worden gegarandeerd bij het gebruik van e-mail- en messengerprogramma's.
Snelle betaling via interface met het loonkantoor
Bij de overstap naar Staffcloud was het voor Zett Hospitality vooral belangrijk om een systeem te hebben waarmee medewerkers snel en correct betaald kunnen worden. Want ook hier draait alles om tevredenheid: problemen met de betaling leiden ertoe dat medewerkers niet meer voor het bedrijf willen werken, waardoor het hele sollicitatieproces opnieuw moet beginnen. Dit kost veel tijd en middelen.
Bij Zett Hospitality is er daarom een interface tussen Staffcloud en de externe payroll provider. Deze kan alle informatie die hij nodig heeft uit de software exporteren en direct gebruiken in de salarisadministratie. Omdat hiervoor geen handmatige processen nodig zijn, is niet alleen de benodigde tijd, maar ook de kans op fouten zeer laag.
