Sinnesfreunde

Ob auf Messen, Firmenveranstaltungen oder Roadshows — das Münchner Catering-Unternehmen Sinnesfreunde GmbH bietet seinen Kunden seit über 20 Jahren hochwertige kulinarische Erlebnisse. Das Fullservice-Angebot der Firma umfasst dabei nicht nur ein individuelles und kreatives Catering-Konzept, sondern auch eine eigene Event Location. 

Die Firma hat mittlerweile 30 Festangestellte und circa 300 Aushilfen, die auf den Partys und Dinner-Veranstaltungen eingesetzt werden. Bei dieser Anzahl ist es kein Wunder, dass Excel und die Kommunikation über E-Mails und Telefonate nicht mehr mithalten konnten. Seit einem Jahr lassen sich die Sinnesfreunde daher bei ihrer Arbeit durch Staffcloud unterstützen. 

Staffcloud war von allen angeschauten Tools das einfachste zu bedienen

Staffcloud deckte „am meisten von dem, was für uns wichtig war, nämlich die Koordination und Disposition von Aushilfen,“ sagt uns Franziska Birgmann. Ausserdem war es unter den angeschauten Tools das, was am einfachsten zu bedienen war.

Während andere Anbieter von Einsatzplanungs-Software mehr Wert auf Festangestellte legen, steht dies bei dem Müncher Unternehmen mit rund 30 festen Mitarbeitern weniger im Vordergrund. Ihnen ging es eher um die Disposition von etwa Studenten und Mini-Jobbern, die nur sporadisch für sie arbeiten und projektbezogen gebucht werden.

Sie suchten ein Tool, welches die Arbeit nicht nur im Vorfeld der Einsätze vereinfachte, sondern auch den Zusatzaufwand von Projektleitern auf dem Event, wie etwa das Ein- und Auschecken der Aushilfen, reduzierte. Staffcloud bot hier den richtigen Schwerpunkt.

Onboarding-Erfahrungen: Support half bei Prozessen, wo sie selbst noch keine Antwort hatten
 

Das Onboarding war für die Sinnesfreunde „sehr aufregend”, wie Franziska Birgmann mitteilt. Da bisherige Erfahrungen mit Software fehlten, mussten sie bei Null anfangen. Dabei stellten sie schnell fest, dass das Programm zwar theoretisch alles kann, aber sie erst herausfinden mussten, was sie wirklich brauchten. Es wurde daher eine kleine Arbeitsgruppe gebildet, um die folgenden Fragen zu beantworten: Wie sollte das Onboarding der Aushilfen aussehen? Wie viele Schritte sollte es enthalten, damit Bewerber nicht abgeschreckt werden? 

Um den täglichen Arbeitsablauf nicht zu stark zu unterbrechen, wurde das Onboarding in einer Zeit durchgeführt, zu der weniger Events stattfanden. Dabei schätzten die Sinnesfreunde vor allem auch die Unterstützung durch das kompetente Team vom Staffcloud-Support. Dieses half ihnen mit viel Verständnis und Geduld bei den ersten Schritten mit Staffcloud und konnte durch seine langjährige Kundenerfahrung Ideen einbringen, wo den Sinnesfreunden eine Richtung fehlte. 

Trotzdem kam die Vertrautheit mit Staffcloud, wie bei jeder neuen Software, erst mit der Zeit. So denkt Franziska Birgmann, dass man etwa ein halbes Jahr benötigt, um alle Fälle der Personaldisposition abgedeckt zu haben. Mittlerweile hat sich jedoch alles sehr gut in ihr System eingefügt und die Projektleiter sind im Umgang mit der Software sehr versiert. 

Mit Staffcloud sparen die Sinnesfreunde rund 10 Arbeitsstunden pro Woche ein 

Die Frage, wie sich die Prozesse im Unternehmen verändert haben, beantwortet Franziska Birgmann ganz klar: „Wir merken ganz deutlich eine Arbeitserleichterung. Ich denke, dass wir uns mit Disposition und allem, was dazugehört, auch in Bezug auf die Lohnabrechnung, garantiert 10 Stunden in der Woche in der Abteilung sparen können, die wir jetzt für ganz andere Dinge nutzen können.“ 

Auch die Fehlerquote ist zurückgegangen. Bei der vorherigen Arbeit mit E-Mails und Excel-Tabellen kamen nicht nur vermehrt Doppelbuchungen vor, auch die Mitarbeiter vergassen ihre Einsätze häufiger. Durch die regelmässigen Erinnerungen über Staffcloud kommt dies nun nicht mehr vor. 

Daneben ist die Export-Funktion für die Sinnesfreunde GmbH massgeblich, denn durch sie gehen Abrechnungen, die früher mehrere Tage gedauert haben, nun einiges schneller. 

Eine weitere Optimierung hat durch Staffcloud in der Rekrutierung stattgefunden, da sie nicht in einem externen System verwaltet werden muss. Es ist ein schneller Überblick über den Stand jeder Bewerbung möglich und es gehen keine Bewerbungen mehr verloren. Da die meisten Daten vom Bewerber selbst eingegeben werden, hat sich auch der Aufwand in diesem Bereich stark verringert.

Für 2025 ist die Einbindung der Festangestellten in Staffcloud geplant 

Die Nutzung von Staffcloud hat weitere mögliche Optimierungen offengelegt. So haben die Verbesserungen der Prozesse und die deutliche Zeitersparnis die Sinnesfreunde dazu angeregt, ab 2025 auch die Festangestellten mit der Software zu planen. Dabei sollen die Erkenntnisse aus dem Bereich Aushilfen auf die festen Mitarbeiter übertragen werden. Denn, wie Franziska Birgmann anmerkt, „wenn ein System richtig gut läuft, dann merkt man, wie schlecht das andere System läuft.“ 

Das gesamte Gespräch (ca. 18 Minuten) mit Franziska Birgmann gibt es hier.